PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF ELEKTRONIK DI DINAS ARSIP DAN PERPUSTKAAN DAERAH KABUPATEN MAJALENGKA TAHUN 2022
No Thumbnail Available
Date
2023-04-03
Authors
Journal Title
Journal ISSN
Volume Title
Publisher
Abstract
Arsip merupakan sumber informasi bagi organisasi maupun masyarakat yang dipergunakan sebagai bukti yang bernilai hukum dan bukti kesejarahan. Perkembangan teknologi mempengaruhi adanya media arsip yang lebih bervariasi dan sistem untuk membantu dalam melakukan pengelolaan arsip. Untuk mendukung pengelolan arsip elektronik, Dinas Arsip dan Perpustakaan telah memiliki sistem kearsipan elektronik yang Bernama Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Kearsipan (SIMPEKA). Akan tetapi, sistem tersebut berlum berjalan sesuai dengan aturan dan teori pengelolaan arsip elektronik. Berdasarkan permasalahan di atas, penulis ingin mengetahui bagaimana pengelolaan arsip elektronik pada SIMPEKA di Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Majalengka. Pengukuran yang digunakan pada kajian ini menggunakan teori dari Muhammad Rustam, yang mencakup registrasi, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan. Kajian ini berupa perbandingan antara teori pengelolaan arsip elektronik dengan yang hasil yang didapat di lapangan.
Metode penelitian yang digunakan yaitu deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Teknik pengumpulan data dilakukan melalui observasi dan wawancara. Hasil temuan menunjukan bahwa SIMEPKA sebagai sistem kearsipan elektronik belum dapat melakukan pengelolaan arsip elektronik yang berdampak pada tidak terlaksananya pengelolaan arsip elektronik hingga tahap penyusutan.
Hasil penelitian menunjukan bahwa SIMPEKA dapat melakukan pengelolaan arsip elektronik. Akan tetapi, masih ditemukannya permasalahan dalam pengelolaan arsip elektronik. Dari segi registrasi, surat masuk dan surat keluar tidak mencantumkan masa retensi penyimpanan dan tindak lanjut pasca retensi habis. Kemudian dari segi penyimpanan, tidak semua registrasi melampirkan arsip elektroniknya. Dalam kasus ini, penggunaanya SIMPEKA masih sebagai pencatatan arsip saja. Penggunaan dan pelacakan arsip elektronik pada SIMPEKA hanya dapat dicari berdasarkan kode klasifikasi, yang menyulitkan pengguna dalam penelusuran arsip berdasarkan instansi terkait maupun keamaan masalah. Pemeliharaan arsip elektronik pada SIMPEKA dapat dilakukan melalui backup dari sistem ke computer maupun sebaliknya. Penyusutan pada SIMPEKA secara sistem dapat dilakukan, namun secara aturan belum bisa dilaksanakan.
Kesimpulan dari kajian ini yaitu belum terlaksananya pengelolaan arsip elektronik pada SIMPEKA yang disebabkan pada registrasi, dimana metadatanya tidak mencatumkan jadwal retensi dan tindak lanjut arsip yang berdampak pada tahap berikutnya hingga penyusutan arsip elektronik.
Description
Keywords
Pengelolaan, Arsip Elektronik, Sistem kearsipan elektronik